4 dicas para gerenciar melhor o seu e-mail



O e-mail é uma ferramenta de comunicação extremamente útil na empresa. Menos invasivo do que uma chamada telefônica, o email é prático e rápido. Ele capacita os empresários a gerir seus negócios de qualquer lugar.

Você pode se comunicar com clientes e consumidores, verifique com funcionários e configurar reuniões importantes a partir do seu escritório ou em viagem.

Mas quando utilizados de forma inadequada, e-mail pode comprometer a produtividade. Mais de um quarto de um trabalhador do dia em média é gasto respondendo e leitura de e-mails, de acordo com pesquisa divulgada em 2012 pelo McKinsey Global Institute. Sua pesquisa revelou que o e-mail é o segundo mais demorado atividade para os trabalhadores, ao lado de "tarefas específicas da função."

Líderes de negócios, CEOs e gestores, muitas vezes, receber centenas, se não milhares, de e-mails por dia. Ler e responder a cada mensagem pode tornar-se um sorvedouro de tempo e energia.

Um confuso caixa de entrada de no Gmail - preenchido com os antigos, fechados ou de pouca importância mensagens -- não só irá frustrá-lo. Ele vai impedir você de maximizar o seu tempo e distraí-lo de outras obrigações.

Aqui estão quatro estratégias para gerir melhor o seu e-mail e mantenha as mensagens na sua caixa de entrada para um mínimo.

1 - Separe um tempo para ler e responder e-mail

Não deixe o seu programa de e-mail aberto o dia todo. Alertas e avisos sonoros a partir de mensagens recebidas podem interromper o seu fluxo de trabalho e deixá-lo fora de foco.

Em vez disso, agenda de blocos específicos de tempo durante o dia para conferir o seu e-mail. Você pode até tentar marcar seu calendário e definir a sua disponibilidade para "ocupado".

Se necessário, desligue seu celular e fechou seu escritório porta para evitar interrupções por membros da família (se você trabalhar a partir de casa) ou empregados.

Criar um e-mail de resposta como esta citado por Tom Ferris em 4 Horas de Trabalho por Semana:
"Devido à alta carga de trabalho, eu estou atualmente verificar e responder a mensagens de e-mail duas vezes por dia às 12:00 ET [ou o seu fuso horário] e 4:00 pm ET.

Se você precisar de ajuda com urgência (por favor, certifique-é urgente) que não podem esperar até 12:00 ou 4:00, por favor contacte-me através do telefone em 555-555-5555."

A quantidade de tempo necessário para a revisão de e-mail e responder dependerá da freqüência com que você verifique as mensagens e como muitos que você normalmente recebe. Alguns empresários consideram mais eficazes para dedicar 10 minutos a cada hora para e-mail. Outros preferem apenas de verificação de e-mail apenas duas ou três vezes ao dia.

2 - Tomar medidas imediatamente.

Tomada de decisões rápidas e a prossecução de uma ação imediata, vai ajudar a manter a sua caixa de entrada de emails sob controle. A ideia é não adiar para amanhã o que pode ser feito imediatamente.

Quando você verificar suas mensagens, procurar a caixa de entrada de e-mails que podem ser imediatamente excluído como spam ou e-mails promocionais. Em seguida, selecione as mensagens não necessitam de uma resposta e eliminá-los ou arquivá-los. Depois de pared para baixo o número de mensagens em sua caixa de entrada, você será capaz de avaliar melhor quais são os mais críticos.

Não deixe de e-mails importantes sentar na sua caixa de entrada para dias. A menos que você está em férias, responder dentro de 48 horas. Responder ao remetente, assim como você já leu sua mensagem.

Se não for possível responder imediatamente, comunicar ao remetente que recebeu a mensagem e entraremos em contato em breve. Defina um prazo e acompanhamento.

3 - Organizar uma caixa de entrada com etiquetas, pastas e categorias

Embora a maioria dos e-mails podem ser excluídos, você provavelmente vai querer manter as mensagens relacionadas a aspectos-chave do seu negócio. A correspondência entre os clientes, colegas e funcionários podem ajudar a esclarecer qualquer mal-entendidos. A maioria dos programas de e-mail permitem que os usuários marquem mensagens com marcadores específicos ou categorias.

Priorizar, agrupamento, classificação e arquivo de mensagens para manter a sua caixa de entrada organizada. O melhor do seu sistema de arquivamento, mais fácil será para localizar e-mails específicos, quando necessário. Criar categorias pai para assuntos gerais, tais como: clientes, projetos e finanças.

Em seguida, use subcategorias para arquivo de e-mails relacionados a clientes específicos ou projetos. Antes de ficheiro de uma mensagem, verifique a linha de assunto é pesquisa-friendly. Se ele não descreva com precisão o conteúdo do e-mail, edite a linha de assunto antes de classificados e arquivados.

4 - Cancelar inscrição a partir indesejados e-mails promocionais.

Boletins informativos e anúncios pode sobrecarregar sua caixa de entrada e enterrar as mensagens importantes. Limpar a desordem.

Deixar de receber mensagens de remetentes específicos se você não deseja mais receber seus missives ou não tem tempo para lê-los. Para tornar o processo de cancelamento de inscrição rápida e indolor, procure sua caixa de entrada para o termo "cancelamento de inscrição". Analise os resultados da pesquisa e determinar cujos e-mails que você gostaria de continuar a receber e a missives você prefere viver sem.

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